Dateiverwaltung und Dokumentenmanagement
Sicher entstehen auch in Ihrem Unternehmen außerhalb von Projekten, aber vor allem projektbezogen immer mehr Dateien und Dokumente. Das sind Arbeitszeiterfassungen, Pläne und Zeichnungen, Korrespondenzen, wie Briefe und heute in immensem Umfang E-Mails, aber auch Protokolle, Fotos, Dokumentationen, Belege usw..
Ingenieure und Architekten benötigen viel Platz die Pläne, Korrespondenzen und weitere Dinge in Papierform zu archivieren. Benötigt man dann Dokumente, so finden man sie oft nur mit viel Aufwand – sofern diese strukturiert archiviert sind. Wer möchte da nicht gerne alles digital zur Verfügung haben, so dass kein Platzbedarf und keine langwierige Suche nötig ist?
Das funktioniert nur mit dem „digitalen Büro“. Damit das im Unternehmen auch gut funktioniert, muss dies richtig vorbereitet und organisiert sein. Eine ausgereifte Software ist das eine, aber ohne Organisation, Schulung der Mitarbeiter und konsequente Einhaltung von Vorgaben kann dies nicht funktionieren. Ist das Dokumentenmanagement gut umgesetzt, so erspart dies massiv Zeit und Platz, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und schnellem Auffinden der gesuchten Dokumente/Dateien führt.